Escritório de arquitetura fecha sede física para operar em plataforma 100% digital

Um estudo realizado pelo software Capterra e pelo Instituto Gartner revelou que, no início da quarentena imposta pelo novo coronavírus, em março do ano passado, 77% das pequenas e médias empresas brasileiras aderiram integral ou parcialmente ao home office. Outra pesquisa, realizada no fim de 2020 pela revista MIT Technology Review Brasil com 2,2 mil organizações no país, apontou que ao menos 80% delas pretendiam manter o home office no pós-pandemia.

Após um ano de convivência com as medidas restritivas, trabalhar em casa, para muitos, deixou de ser uma obrigação para virar a melhor opção. Em Goiânia, os sócios da Norden Arquitetura chegaram à conclusão de que a sede física deixou de ser essencial para seu funcionamento e, mais do que isso, para o seu crescimento.

De acordo com o arquiteto e urbanista Paulo Renato Alves, um dos sócios e fundador da empresa, a partir do mês maio, o único endereço da empresa será o do site na internet, o que fará com que a Norden se torne o primeiro escritório de grande porte e fulldesign a funcionar integralmente de forma digital.Ou seja, toda a operacionalização da empresa ocorrerá de forma remota entre os mais de 20 integrantes da equipe, que trabalhará de forma online, usando as mais modernas plataforma digitais de arquitetura e gestão.

Paulo Renato explica que após um ano de trabalho à distância, percebeu que a produtividade da empresa aumentou, bem como o número de clientes. "Nossa receita cresceu e também o número de projetos e de contratos fechados durante a pandemia. Nós também expandimos nossa atuação no território brasileiro, pois passamos a ser procurados por clientes de vários estados e de todas as regiões. Acho que, de uma maneira geral, as construtoras e incorporadores entenderam que a presença física não era fundamental para se pensar em projetos e isso favoreceu nossa contratação também por clientes fora de Goiás", salienta.

O teletrabalho facilitou, inclusive, a contratação de colaboradores de fora. "A partir do momento em que o trabalho é home office, essas pessoas contratadas podem ser do mundo inteiro. Então trabalhamos com gente da Bulgária, de Portugal, da Bahia, e todos compõem a equipe Norden. E essa expansão que experimentamos se deu justamente por termos resolvido utilizar mais a tecnologia, uma vez que a questão do espaço físico ou do escritório passou a ser um detalhe que já não nos atendia", relata.

O empresário até lembra que, em janeiro deste ano, a empresa chegou a ensaiar uma volta ao escritório, porém a segunda onda da Covid-19 se agravou e todos retornaram ao sistema do teletrabalho. "Nós, os sócios, nos perguntamos: porque a gente ainda continua com o escritório? Então fizemos as contas de quanto gastamos com o escritório durante este um ano de pandemia, levando em consideração gastos com aluguel, condomínio, IPTU, luz, internet banda larga, seguro e várias outras despesas oriundas de um espaço de trabalho que não estava sendo usado. A gente estava quase que, literalmente, rasgando dinheiro", relata.

Produzindo mais
Mas apesar desses cálculos, Paulo Renato esclarece que o real motivo para a decisão de abandonar de vez a necessidade de se ter um escritório físico não foi a economia com aluguel ou manutenção do espaço, mas simplesmente porque no sistema home office a empresa passou a produzir bem mais e as pessoas estavam mais felizes, sem a obrigatoriedade de se deslocar até o escritório.

"O que nos fez optar integralmente e definitivamente pelo home office foi o fato da empresa ter aumentado a sua produtividade, com todo mundo trabalhando em casa. Mas, para conseguirmos gerir uma empresa do tamanho da nossa e com a quantidade de projetos que estamos realizando no Brasil inteiro, com mais de 20 colaboradores, foi preciso investir pesado em tecnologia. Tanto em softwares voltados para a arquitetura, quanto em programas de gestão", explica Paulo Renato.

Ele complementa que os custos da sede física foram convertidos para investimento em softwares de gestão de projetos, gestão de pessoas, gestão financeira, gestão de tempo e programas de armazenamentos, entre outros.

Desafios
Mas, apesar dos bons resultados com o sistema home office, Paulo Renato lembra que nem tudo foram flores no começo, e que a mudança da tradicional rotina casa-escritório e escritório-casa exigiu mais esforço de adaptação por parte de alguns.

"A maior dificuldade foi encontrar uma forma de organizar o tempo de trabalho. Então teve casos de pessoas trabalhando muito além do horário que faziam normalmente no escritório. E isso realmente gerou, no começo, um pouco de estresse. Porém, em dois meses esse problema começou a ser solucionado com a implementação de alguns softwares de gestão, o que deixou a agenda das pessoas mais organizada. Em quatro meses já estávamos todos com as respectivas rotinas de trabalho muito bem estabelecidas, e sem prejuízo de tempo para o lazer, para a atenção à família e, claro, aos cuidados com a saúde", destaca Paulo Renato.

O empresário avalia ainda que a gestão de pessoas representa a maior mudança deste atual momento pandêmico, não só para a Norden, mas para a maioria das empresas. "É realmente um desafio grande ter o controle da empresa sem viver o dia-a-dia presencial, e isso todo mundo sentiu. A nossa diferença, acredito eu, é que enquanto a grande maioria está fazendo seu home office e torcendo para todo mundo se vacinar e voltar ao normal, nós aqui da Norden vimos a oportunidade de aumentar a produtividade e dar sequência a este plano que nos foi imposto, mas que fez tanto sentido para a gente que agora não queremos mais sair dele. No caso da nossa empresa, nós vamos nos vacinar e voltar para casa para trabalhar", conclui.